Polityka prywatności i plików cookies

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z serwisu www.neoform.com.pl, zwanego dalej „Serwisem”, oraz osób kontaktujących się z nami w związku z naszą ofertą. Opisuje również zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”, oraz właściwymi przepisami prawa polskiego, w tym ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Administratorem danych osobowych jest neo Form Sp z o.o. z siedzibą Ul. Adama Branickiego 11/197D 02-972 Warszawa, NIP: 9512645064 zwany dalej Administratorem.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z przysługujących praw można kontaktować się pocztą elektroniczną: rc@neoform.com.pl lub listownie: Ul. Adama Branickiego 11/197D 02-972 Warszawa

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i kontaktu z nami. Może obejmować:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;

• nazwę firmy, stanowisko i służbowe dane kontaktowe;

• informacje zawarte w korespondencji, zapytaniu ofertowym i przesłanych załącznikach;

• dane potrzebne do przygotowania oferty lub realizacji umowy;

• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, adres odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym oraz błędach;

• informacje związane z cookies i zapisanymi wyborami dotyczącymi zgody, w zakresie opisanym w dalszej części Polityki.

Prosimy o nieprzekazywanie danych, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy, w szczególności informacji dotyczących zdrowia lub innych danych szczególnych kategorii.

Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie ogólnej, przetwarzamy Twoje dane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa zapytań i komunikacja z osobami zainteresowanymi naszą działalnością.

Jeżeli zwracasz się do nas o ofertę lub podjęcie innych działań zmierzających do zawarcia z Tobą umowy, przetwarzamy dane niezbędne do wykonania tych działań na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Po zawarciu umowy przetwarzamy dane niezbędne do jej realizacji na tej samej podstawie.

Jeżeli działasz w imieniu firmy lub innej osoby, Twoje dane kontaktowe i informacje o pełnionej funkcji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest kontakt z przedstawicielami kontrahentów oraz zawieranie i wykonywanie umów.

W zakresie wynikającym z przepisów przetwarzamy dane w celu wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz obowiązków dotyczących obsługi uprawnień klientów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami nakładającymi dany obowiązek.

Możemy przetwarzać dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona naszych praw.

Dane techniczne i logi serwera przetwarzamy w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, diagnozowania błędów, zapobiegania nadużyciom i reagowania na incydenty. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest utrzymanie bezpiecznej i sprawnie działającej strony internetowej.

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody możemy wykorzystywać narzędzia do analizowania odwiedzin Serwisu albo mierzenia skuteczności reklam.

W zakresie, w jakim wiąże się to z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie zgody, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na zapis lub odczyt informacji w urządzeniu jest uzyskiwana zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Lista narzędzi, dostawców, zakres danych i okres działania technologii znajduje się w części dotyczącej cookies.

Podanie danych w związku z kontaktem lub zapytaniem ofertowym jest dobrowolne, ale może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi albo przygotowania oferty. Brak danych potrzebnych do realizacji danego żądania może uniemożliwić jego obsługę.

W przypadku zawierania umowy niektóre dane są niezbędne do jej zawarcia i wykonania, a obowiązek podania innych może wynikać z przepisów prawa. Jeżeli korzystamy z formularza, wskazujemy w nim pola wymagane. Dodatkowe informacje można przekazać dobrowolnie.

Dane przechowujemy przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania:

• korespondencję i zapytania ogólne – do zakończenia obsługi sprawy, a następnie przez 90dni, jeżeli jest to potrzebne do zachowania historii ustaleń;

• dane związane z przygotowaniem oferty – przez czas prowadzenia rozmów i obowiązywania oferty, a następnie przez 90dni

• dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie w zakresie i przez okres wymagany przepisami lub niezbędny do ochrony roszczeń;

• dokumentację podatkową i rachunkową – przez okres wymagany właściwymi przepisami;

• dane potrzebne do ochrony roszczeń – do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w przypadku postępowania także przez czas niezbędny do jego zakończenia i rozliczenia;

• logi techniczne – przez 90dni, chyba że określone zapisy są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń;

• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu przetwarzania;

• informacje potwierdzające udzielenie lub wycofanie zgody – przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego postępowania, ustalony z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia.

Wycofanie zgody nie wyklucza dalszego przetwarzania określonych danych na innej podstawie prawnej, jeżeli taka podstawa rzeczywiście występuje.

W zależności od celu dane mogą być udostępniane:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i infrastruktury informatycznej;

• podmiotom obsługującym i utrzymującym Serwis;

• dostawcom systemów wykorzystywanych do obsługi zapytań i klientów;

• doradcom prawnym, podmiotom świadczącym usługi księgowe oraz innym usługodawcom, jeżeli jest to potrzebne do obsługi danej sprawy;

• dostawcom narzędzi wymienionych w części dotyczącej cookies, zgodnie z dokonanymi wyborami;

• uprawnionym organom i instytucjom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Przed publikacją należy usunąć kategorie, z których Administrator nie korzysta, i dodać pozostałe rzeczywiste kategorie odbiorców.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z naszymi instrukcjami. Niektórzy odbiorcy, w szczególności organy publiczne lub niezależni doradcy, mogą działać jako odrębni administratorzy.

W ramach procesów opisanych w niniejszej Polityce nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• uzyskania dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;

• usunięcia danych;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;

• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, jeżeli takie przetwarzanie ma miejsce.

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z praw skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w punkcie 2. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli jego skomplikowany charakter lub liczba żądań uzasadniają przedłużenie terminu o maksymalnie dwa kolejne miesiące, poinformujemy Cię o tym w ciągu miesiąca, podając przyczynę przedłużenia.

Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje dotyczące składania skarg znajdują się na stronie www.uodo.gov.pl.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Możemy również korzystać z podobnych technologii służących do przechowywania informacji lub uzyskiwania do nich dostępu.

Technologie te mogą służyć do działania Serwisu, zapamiętywania wyborów, prowadzenia analiz lub działań marketingowych, zależnie od rzeczywiście stosowanych narzędzi.

Technologie niezbędne służą transmisji komunikatu lub dostarczeniu usługi, której użytkownik wyraźnie żąda. Mogą np. umożliwiać zapamiętanie wyborów dotyczących prywatności. Są stosowane bez zgody wyłącznie w zakresie objętym ustawowym wyjątkiem.

Technologie analityczne, reklamowe i inne technologie niewchodzące w zakres wyjątku niezbędności są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Odmowa zgody na technologie opcjonalne nie wyłącza dostępu do podstawowej treści Serwisu. Poszczególne funkcje zewnętrzne mogą wymagać odrębnego uruchomienia przez użytkownika.

Przed publikacją należy wypełnić tabelę na podstawie sprawdzenia strony, również w odniesieniu do pamięci lokalnej przeglądarki i innych podobnych technologii.

| Nazwa technologii lub pliku | Dostawca i domena | Cel działania | Kategoria | Okres działania |

| - | - | - | - | - |

| \[nazwa\] | \[dostawca i domena\] | \[dokładny cel\] | \[kategoria\] | \[sesja / okres\] |

Informacje o przetwarzaniu danych przez dostawców zewnętrznych: nazwy dostawców i linki do właściwych informacji o prywatności.

Przy pierwszej wizycie możesz zaakceptować technologie opcjonalne, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie.

W dowolnym momencie możesz zmienić wybór lub wycofać zgodę przez funkcję „Ustawienia cookies” w banerze na dole strony (przycisk „Ustawienia”)

Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszych działań opartych na zgodzie.

Możesz również usuwać cookies i ograniczać ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie technologii niezbędnych może utrudnić działanie niektórych funkcji. Ustawienia przeglądarki stanowią dodatkowy sposób zarządzania cookies.

Pozostawić i uzupełnić, jeżeli strona osadza mapy, filmy, wtyczki społecznościowe lub inne treści zewnętrzne.

Serwis korzysta z następujących treści i usług zewnętrznych: osadzona mapa Google Maps (formularz kontaktu), czcionki Google Fonts, widget Cloudflare Turnstile (formularz kontaktu) oraz materiały wideo i grafiki hostowane w Serwisie

Ich uruchomienie może powodować przekazanie dostawcy informacji, takich jak adres IP i dane przeglądarki. Jeżeli dana usługa wymaga zgody na zapis lub odczyt informacji w urządzeniu, uruchamiamy ją po jej uzyskaniu.

Szczegóły dotyczące odbiorców, ewentualnych transferów poza EOG i stosowanych technologii opisano w odpowiednich częściach Polityki.

Zwykłe linki do innych stron prowadzą do serwisów, których administratorzy samodzielnie określają zasady przetwarzania danych. Po przejściu na taką stronę warto zapoznać się z jej informacjami o prywatności.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób.

Dostęp do danych ograniczamy do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji swoich zadań. Zakres zabezpieczeń podlega ocenie i aktualizacji odpowiednio do potrzeb.

Politykę aktualizujemy w przypadku zmian sposobu przetwarzania danych, funkcji Serwisu lub właściwych przepisów.

Aktualna wersja jest dostępna w Serwisie wraz z datą obowiązywania. Jeżeli wymagają tego przepisy lub charakter zmiany, przekazujemy dodatkowe informacje osobom, których dane dotyczą.

Zmiana Polityki nie zastępuje uzyskania zgody, jeżeli zgoda jest wymagana do rozpoczęcia określonego działania.